Phương pháp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Để quy trình sau khi xây dựng được áp dụng một cách dễ dàng, không xáo trộn quá nhiều công việc hiện tại mà công việc lại được cải thiện ngay và luôn, hãy làm theo trình tự như sau:

Phân loại các đầu việc lớn theo chức năng nhiệm vụ của phòng ban mình (hay nhiệm vụ được Sếp giao cho phòng ban).
Lập danh sách các quy trình cần phải viết (Xem xét mỗi đầu việc lớn có cần thiết phải viết quy trình hay không. Nếu việc đơn giản chỉ khoảng 3-4 bước chỉ do 1-2 người thực hiện mà công việc đang trơn tru thì không cần thiết phải viết quy trình. Nếu công việc do 3-4 bộ phận trở lên cùng thực hiện, việc phối hợp giữa các bộ phận chưa nhịp nhàng hoặc công việc thường không trôi thì nên viết quy trình).
Tham khảo biểu mẫu ở các công ty khác (nếu cần)
Đối với việc viết 1 quy trình, đầu tiên quan sát công việc đó đang diễn ra tại công ty, ghi chép lại thứ tự các bước do mọi người thực hiện, ghi chú các vướng mắc thường xuyên xảy ra, suy nghĩ cách cải thiện.
Viết lại thứ tự các bước thực hiện theo quan điểm đã cải thiện
Gửi lại cho tất cả những người tham gia thực hiện trong 1 quy trình đó góp ý, sau đó chỉnh sửa nếu thấy phù hợp. Nếu ý kiến góp ý không phù hợp hãy giải thích cho người đó thông suốt. (Hãy chú ý, khi mọi người tham gia quy trình thông suốt thì họ mới thực hiện hiệu quả, còn không họ sẽ không theo quy trình của mình hoặc chỉ theo 1 cách đối phó, sẽ không đem lại hiệu quả cao).
Trình Giám đốc (hoặc ít nhất là Trưởng phòng) phê duyệt quy trình (nhớ có ngày hiệu lực) để có tính pháp lý buộc mọi người thực hiện thống nhất.
Thông báo cho các bộ phận liên quan biết và thực hiện

Tùy theo quy mô và đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà nội dung quy trình sẽ khác nhau.

APK-bc Vietnam – Phân viện đào tạo Quản trị nhân sự, cung cấp dịch vụ Tư vấn và Đào tạo onjob Quản trị nhân sự. Đào tạo Onjob HRD Giám đốc nhân sự chiến lược, Đào tạo onjob Trưởng phòng HR, Đào tạo onjob trưởng phòng hành chính nhân sự, Đào tạo onjob Chuyên viên C&B, Đào tạo onjob Hệ thống Total Rewards, Đào tạo onjob xây dựng thang bảng lương 3P Mercer, Đào tạo onjob xây dựng hệ thống KPI, Đào tạo onjob xây dựng tiêu chuẩn năng lực, đào tạo onjob tái cấu trúc nhân sự, đào tạo onjob kỹ năng quản lý nhân viên, Đào tạo onjob nghề nhân sự. Tư vấn nhân sự 24h, Tư vấn HRonline 24h, Tư vấn xây dựng hệ thống KPI, Tư vấn tái cấu trúc nhân sự. Dịch vụ trưởng phòng HR online. APK.hr cafe giao lưu.

Hotline 0908 690 779