Quy Trình Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Công Ty

Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ công ty

Truyền thông nội bộ có 2 nhiệm vụ: hoạt động truyền tải thông tin và hoạt động gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.

Các loại thông tin cần có truyền thông nội bộ để truyền tải:

• Chiến lược hoạt động và nhiệm vụ trong từng thời kỳ
• Tổ chức bộ máy quản lý
• Đào tạo nhân sự của công ty
• Truyền thống, văn hóa doanh nghiệp và các thành tựu đạt được
• Tuyên dương khen thưởng các tấm gương người tốt việc tốt
• Kế hoạch tổ chức các hội nghị và thảo luận khoa học
• Tổ chức các hoạt động sự kiện, văn hóa, thể thao, kỉ niệm của doanh nghiệp
• Tổ chức, tham gia các chương trình tài trợ, từ thiện
• Ban hành, điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung các quy định nội bộ
• Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung các văn bản pháp luật mới

Quy trình:

1.   Đánh giá thực trạng các kênh truyền thông nội bộ tại DN

• Thống kê các kênh truyền thông nội bộ DN đã và đang sử dụng, mỗi kênh thường sử dụng để truyền thông các loại thông tin nào.
• Bổ sung kênh truyền thông mới (nếu có)
• Đánh giá hiệu quả của các kênh truyền thông

           Tham khảo các kênh truyền thông chính thống thường dùng trong DN:

+ Email với nội dung trực tiếp trên Email, hoặc đính kèm file Thông báo được GĐ phê duyệt.

+ Mạng Intranet nội bộ

+ Họp BGĐ và Trưởng phòng, Trưởng phòng về thông báo lại nhân viên

+ Thông báo dán bản tin hoặc treo ở nơi dễ chú ý

+ Họp đối thoại Công đoàn

+ Họp đối thoại với nhóm người cần truyền thông

+ Họp toàn thể nhân viên

+ Teambuilding, tổ chức sự kiện, du lịch…

Lưu ý: các kênh truyền thông chính thống phải là các kênh có tính pháp lý cao, lưu được vết như lưu Email, Biên bản cuộc họp, Ghi chép cuộc họp, Ghi âm cuộc họp, Thông báo/Quy định có đóng dấu DN…

Tham khảo các kênh truyền thông không chính thống thường dùng trong DN:

+ Lập nhóm Zalo BGĐ và Trưởng phòng để trao đổi hoặc thông tin nhanh các tin tức mang tính pháp lý thấp.

+ Facebook, Youtube...

Lưu ý không nên dùng các kênh mạng xã hội như Facebook,.. để làm kênh truyền thông chính thống vì tính chất con dao 2 lưỡi (mọi người đều có quyền bình đẳng trao đổi tự do kể cả các thông tin xấu độc cho DN), và vì tính pháp lý thấp.

2.   Xác định đối tượng truyền thông và mục tiêu truyền thông

• Xác định thông tin gì cần truyền thông
• Xác định đối tượng nào cần nhận thông tin
• Xác định mức độ quan tâm của đối tượng đối với thông tin cần truyền thông
• Xác định mục tiêu cần đạt được sau khi truyền thông

3.   Xác định kênh truyền thông cần sử dụng, nhân sự phát ngôn truyền thông

• Xác định các kênh truyền thông nên sử dụng. (Ví dụ: thông tin truyền thông là loại thông tin bắt buộc các đối tượng phải nhận thông tin thì nên sử dụng các kênh mang tính mệnh lệnh hơn). Mỗi lần truyền thông có thể dùng 1 hoặc nhiều kênh phối hợp hoặc bổ trợ nhau.
• Xác định nhân sự phát ngôn truyền thông (có kỹ năng truyền thông, có tầm ảnh hưởng lớn đến đối tượng nhận thông tin)

4.   Soạn thảo nội dung truyền thông

• Thông tin truyền thông phải ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, rõ ràng, hiểu theo 1 nghĩa (tránh hiểu nhầm hoặc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau).
• Ngôn ngữ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, trình độ, lứa tuổi, nhận thức của người nhận thông tin.
• Nội dung và ngôn ngữ phù hợp với kênh truyền thông đã xác định.
• Nếu thông tin truyền thông là loại ít được đối tượng quan tâm thì cần có ngôn từ hoặc phương thức biểu diễn thu hút sự quan tâm của đối tượng .
• Các thông tin có tầm ảnh hưởng lớn phải được lãnh đạo DN phê duyệt nội dung trước khi truyền thông.

5.   Lập kế hoạch hành động và tiến hành truyền thông

• Lập kế hoạch các công việc cụ thể
• Thực hiện công tác chuẩn bị nếu cần (chuẩn bị cuộc họp, ban hành văn bản...)
• Người phát ngôn truyền thông hoặc người được ủy quyền thực hiện truyền thông (gửi mail thông tin truyền thông, chủ trì cuộc họp…)
• Người phát ngôn hoặc người được ủy quyền giải đáp thắc mắc (nếu có)

6.   Hỗ trợ truyền thông của Lãnh đạo DN

• Trường hợp người phát ngôn không phải là lãnh đạo DN, tầm ảnh hưởng chưa đủ để truyền thông hiệu quả thì cần lãnh đạo DN lên tiếng để hỗ trợ người phát ngôn.
• Lãnh đạo tạo điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ việc truyền thông.
• Khi thông tin truyền thông đã phát ra, lãnh đạo DN cần nhất quán cùng quan điểm với thông tin đã truyền thông trong khi trả lời thắc mắc (trừ trường hợp thông tin sai thì chính thức đính chính thông tin).

7.   Đo lường hiệu quả đạt được mục tiêu truyền thông

• Sau khi phát ngôn truyền thông, cần chú ý lắng nghe phản hồi và đánh giá ngay bước đầu về hiệu quả truyền thông, nhất là đối với các thông tin nhạy cảm.
• Đánh giá vấn đề nhiễu thông tin
• Sau 1 thời gian ngắn, đánh giá tổng thể về tác động của thông tin đã truyền thông để có các hành động tiếp theo dưới đây nếu không đạt được mục đích truyền thông.

8.   Giải quyết khủng hoảng truyền thông (nếu có)

• Nếu có nhiễu thông tin ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả truyền thông thì cần xử lý.
• Nếu thông tin gây phản ứng mạnh mẽ với 1 vài cá nhân hoặc với 1 nhóm nhỏ thì tiến hành đối thoại giải thích, thuyết phục với cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
• Nếu thông tin gây phản ứng mạnh mẽ với đa số nhân viên thì cần hỏi ý kiến 1 số nhân viên xem lý do phản ứng là gì, đánh giá lại nội dung thông tin. Nếu thấy nội dung thông tin chưa phù hợp thì cần điều chỉnh ngay thông tin và truyền thông lại.

9.   Truyền thông thêm (nếu cần)

• Nếu thấy hiệu quả truyền thông chưa cao thì cần truyền thông nhắc lại hoặc bổ sung kênh truyền thông khác.

APK-bc Vietnam – Phân viện đào tạo Quản trị nhân sự, cung cấp dịch vụ Tư vấn và Đào tạo onjob Quản trị nhân sự. Đào tạo Onjob HRD Giám đốc nhân sự chiến lược, Đào tạo onjob Trưởng phòng HR, Đào tạo onjob trưởng phòng hành chính nhân sự, Đào tạo onjob Chuyên viên C&B, Đào tạo onjob Hệ thống Total Rewards, Đào tạo onjob xây dựng thang bảng lương 3P Mercer, Đào tạo onjob xây dựng hệ thống KPI, Đào tạo onjob xây dựng tiêu chuẩn năng lực, Đào tạo onjob Tuyển dụng Thu hút Nhân tài, đào tạo onjob tái cấu trúc nhân sự, đào tạo onjob kỹ năng quản lý nhân viên, đào tạo và phát triển nhân viên, Đào tạo onjob nghề nhân sự. Tư vấn nhân sự 24h, Tư vấn HRonline 24h, Tư vấn xây dựng hệ thống KPI, Tư vấn tái cấu trúc nhân sự. Dịch vụ trưởng phòng HR online. APK.hr cafe giao lưu.